- Gegevens
De naam van de workshop uit de eerste track van het tweede Nederlandse Best Value congres op dinsdag ochtend. Over wat daar gebeurde en wat niet, daar gaat deze blog over.
Het programma dat wij (Steven Bookelmann en Jan Hutten) hadden opgesteld was ronduit briljant. 6 blokken van elk 15 minuten, eerst theorie, dan een opdracht en die bespreken, een 2e opdracht en bespreken en afsluitend theorie. Maximaal een half uur zenden en maximale interactie. De theorie kunt u lezen in het artikel over gebruik van KPI’s in de Best Value aanpak, daar ga ik hier verder niet op in. Wel ga ik in op de eerste opdracht.
De eerste opdracht was het maken van een KPI voor een planningsbewering. In dit geval was het een bewering van een winnende gids die beweerde dat hij 3 maanden eerder gereed zou zijn. De zaal zat vol winnende gidsen. Genoeg kennis en kunde om tot een KPI te komen.
De sfeer zat er meteen goed in, verhitte discussies aan de verschillende tafels. Toch ook, zo werd mij later verteld, wel schrik. Men had niet verwacht zelf aan de slag te moeten en al helemaal niet met zo een lastige vraag. Na 15 minuten de resultaten uit de zaal gehaald en gek genoeg toch 7 verschillende KPI’s voor een planningsbewering en toch ook wel verassend een groep die niet tot consensus was gekomen.
De meeste KPI’s waren op één of andere manier gerelateerd aan het halen van mijlpalen. Op zich zijn planning KPI’s die gerelateerd zijn aan mijlpalen iets om mee te werken. Het geeft een beeld van de voortgang en inzicht of de laatste mijlpaal ook gehaald kan worden. Waarbij dan wel geldt hoe minder mijlpalen des te lager het voorspellende vermogen.
Een andere groep stelde voor om een percentage als KPI te gebruiken waarmee wordt aangegeven hoe groot het risico is dat de einddatum niet gehaald wordt. Waarbij dan werd gezegd dat als de kans groter dan 30% is het project in het rood staat, tussen 20% en 30% is een oranje project en lager dan 20% betekent groen.
Ik ga uit van het principe dat KPI’s inzicht geven in het proces dat wordt gemeten. En het proces dat hier gemeten wordt is het planningsproces. Om daar inzicht in te krijgen moet je weten hoe je plant en vervolgens meten of die data klopt met de werkelijkheid. Ik kan veel, maar ik kan geen planning opstellen louter en alleen op basis van mijlpalen. Ik wil daarvoor weten hoe lang een activiteit duurt of hoeveel tijd het kost om een activiteit uit te voeren. Als ik mijn planningsproces wil meten om te verbeteren dan moet ik dus meten wat het verschil is tussen geplande doorlooptijd of bestede tijd en werkelijke doorlooptijd of bestede tijd. Als er gemiddeld geen afwijking is tussen planning en werkelijkheid dan is dat een indicatie dat de planning klopt en dat de einddatum waarschijnlijk wel gehaald wordt.
De KPI is dat het gemiddelde verschil tussen planning en realisatie van activiteiten 0 is.
Na afloop van de workshop werd mij gevraagd deze workshop een keer te houden bij de RWS kennismakingssessies. Wat mij betreft wordt dat ingepland. Hoe KPI’s gebruikt kunnen worden in de Best Value aanpak blijft een actueel onderwerp.