Best Value Procurement

naar optimaal resultaat in vier stappen

Prestatieinkoop gaat over een andere wijze van het vinden en behouden van een samenwerking tussen klant en leverancier. Het is meer dan een inkoopmethode, het is een zienswijze die een paradigma-verandering vraagt van de inkoper: de rol van expert zijn verandert in het herkennen van de expert.

De inkoopfilosofie van BVP staat haaks op de gangbare filosofie van controleren door middel van zeer gedetailleerde specificaties, dichtgetimmerde contracten, inspecties en controles. Bij BVP wordt de toeleverancier juist erkend als expert, waarbij dus in plaats van nadruk op controle achteraf de nadruk zwaar op het voortraject ligt. Gezocht wordt naar de expert die boven het maaiveld uitsteekt.

De principes van BVP zijn zowel in de private als in de publieke sector toepasbaar. Het proces van BVP bestaat altijd uit vier fasen..

De eerste fase is de voorbereiding van het project. Vervolgens vindt de selectie van aanbieders plaats. Dit is het eigenlijke inkoop- of gunningsproces). De aanbieder die het beste uit de bus is gekomen krijgt een zogenaamde concretiseringsfase en mag het project tot in detail uitwerken. Deze periode is bedoeld om geheel voorbereid aan de laatste fase te kunnen starten: de daadwerkelijke uitvoering. 

Stap 1: Voorbereiding inkoopproject

De filosofie van BVP hecht een grote waarde aan “vooruitdenken”. De condities aan de start van een project bepalen de uitkomst van het project.

Dit verklaart waarom allereerst aandacht besteed wordt aan de voorbereiding van het daadwerkelijke inkoopproces door de opdrachtgever. De voorbereiding kent idealiter de volgende stappen:

• Kiezen van een sponsor, die zorgt voor draagvlak
• Opstellen van een strategisch kader
• Kiezen en opleiden van een kernteam
• Kiezen van een project
• Opstellen van een planning
• Bepalen van de wegingsfactoren
• Opstellen van een gunningleidraad
• Uitnodigen van de aanbieders
• De opleidingsbijeenkomst


Stap 2: Het selectieproces

Nadat de voorbereiding is afgerond, wordt gestart met het daadwerkelijke inkoopproces, de selectie.De vier kwalitatieve criteria van de methodiek van BVP, die gezamenlijk als filter dienen zijn:

• Prestatieonderbouwing
• Risicodossier
• Kansendossier
• Interviews

Vervolgens wordt de wijze beschreven waarop er een ranking plaatsvindt. Dit gebeurt op basis van vier bovengenoemde kwalitatieve documenten en de prijs die de aanbieder voorstelt. Nadat de uitvraag bekend is gemaakt maken de aanbieders een voorstel en sturen deze in. Deze bestaat uit een prijs en de zogenaamde kwalitatieve documenten, de prestatieonderbouwing, het risicodossier en het kansendossier. De kwalitatieve documenten worden beoordeeld door het beoordelingsteam. De aanbieders die doorgaan naar de volgende fase worden geïnterviewd. Het beoordelingsteam beoordeelt de interviews. Uiteindelijk wordt er een ranking gemaakt op basis van de scores op de prestatieonderbouwing, het risicodossier, het kansendossier, interviews én de prijs die de aanbieders hadden ingestuurd. 

Stap 3: Concretiseringsfase

De concretiseringsfase is de fase na het feitelijke inkoopproces waarbij de beoogde opdrachtnemer de tijd krijgt om het project van A tot Z te plannen. Dit is de fase waar de beoogde opdrachtnemer echt de diepte induikt.

De concretiseringsfase is de meest belangrijke fase uit het proces, dus nog belangrijker dan het feitelijke inkoopproces. Alleen de aanbieder die als beste uit de bus is gekomen gaat door naar de concretiseringsfase. Hiermee worden transactiekosten bespaard voor alle overige aanbieders.

In de concretisering vertelt de beoogd opdrachtnemer zijn plan. Deze fase heeft de volgende voordelen:

• Het geeft de beoogde opdrachtnemer de tijd om het project van A tot Z te plannen, inclusief alle details.
• De beoogde opdrachtnemer kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken.
• Het geeft de beoogde opdrachtnemer de kans om verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren en daarmee te voorkomen dat hij straks een slechte beoordeling krijgt.
• De beoogde opdrachtnemer kan proactief in plaats van reactief handelen.

Stap 4: Uitvoering door minimaliseren van risico's

De vierde stap is de uitvoering. Het inkoopproces is bijna achter de rug en de opdrachtgever heeft uit een lijst van mogelijke aanbieders zijn opdrachtnemer geselecteerd. Deze heeft het project helemaal in het vizier: er is een gedetailleerde planning van A tot Z en de risico’s zijn beschreven, met name de voor de opdrachtnemer niet-beheersbare risico’s. Voor elk van die risico’s zijn beheersmaatregelen genoemd.

Indien de opdrachtnemer al het mogelijke doet om risico’s die hij niet kan beheersen te minimaliseren (door middel van het risicomanagementplan) en het risico treedt tóch op, dan is de opdrachtgever (en niet de opdrachtnemer) verantwoordelijk. Indien de opdrachtnemer een presterende aanbieder is die in het belang van de klant denkt, zal deze alles doen om het risico te managen en te minimaliseren. Het is wel zo dat de opdrachtgever verplicht is de opdrachtnemer te betalen voor afwijkingen die niet door de opdrachtnemer worden veroorzaakt. In de uitvoering wordt gewerkt met wekelijkse rapportages, waarin aangegeven wordt welke risico’s die week zijn opgetreden.

Het risicomanagementplan en de wekelijkse rapportage zorgen er samen voor dat;

• iedereen die bij het project betrokken is voor zijn deel verantwoordelijk is;
• de transactiekosten tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden geminimaliseerd;
• de opdrachtnemer bezig is met het minimaliseren van de risico’s die hij wél en die hij níet beheerst;
• het project een preplanning kent om de risico’s die voor de opdrachtnemer niet beïnvloedbaar zijn, te minimaliseren;
• fouten zoals hiernaast worden voorkomen.